Kilometrina 2025 – so vam jo obračunali pravilno?
Kilometrina 2025 je v letu novega proračunskega cikla eden izmed pomembnejših mehanizmov za pravično nadomestilo zaposlenim, ki za delo uporabljajo lastno prevozno sredstvo. Gre za nadomestilo stroškov, ki jih oseba utrpi zaradi uporabe zasebnega vozila v poklicne namene, bodisi za prihode na delovno mesto bodisi za službene poti po Sloveniji ali v tujino.
Pravna podlaga za določanje višine kilometrine temelji na Pravilniku o povračilih stroškov v zvezi z delom, Zakonu o delovnih razmerjih ter določilih kolektivnih pogodb in internih aktov posameznih delodajalcev. Kilometrina 2025 je zneskovno določena in tudi davčno jasno opredeljena, kar pomeni, da obstajajo meje do katerih je izvzeta iz obdavčitve.
Zakaj se kilometrina 2025 razlikuje glede na vrsto poti
Ena bistvenih razlik, ki jih kilometrina 2025 prinaša, je ločevanje med dvema osnovnima oblikama povračil:
- Povračilo za prihod na delo in z dela
- Povračilo za službene poti
Čeprav se obe obliki izračunata na podlagi prevoženih kilometrov, se višina izplačila ter davčna obravnava razlikujeta. Kilometrina 2025 za redni prihod na delo znaša največ 0,21 evra na kilometer. Če zaposleni izpolnjuje pogoje, kot je na primer vsaj en kilometer oddaljenosti od delovnega mesta, mu to nadomestilo pripada brez dodatnega obdavčenja.
Za službene poti pa kilometrina 2025 predvideva višjo postavko, 0,43 evra za vsak prevožen kilometer. Ta razlika je rezultat priznanja višjih stroškov, ki jih zaposleni dejansko utrpi na službeni poti, vključno z obrabo vozila, gorivom, vzdrževanjem in zavarovanjem.
Kako kilometrina 2025 vpliva na mesečne izračune delodajalcev
Zaradi sprememb v maloprodajnih cenah goriv in trendov uporabe lastnih vozil, mora biti delodajalec pri obračunu pozoren na več dejavnikov. Kilometrina 2025 vključuje jasno določene omejitve, zlasti pri skupnem mesečnem znesku povračila za prihod na delo. Čeprav se zaposlenemu lahko izplača 0,21 EUR na kilometer, mora biti skupni znesek za davčne namene omejen na 140 EUR mesečno, če razdalja in število delovnih dni to omogočata.
Za delodajalca to pomeni natančno spremljanje števila delovnih dni, razdalje med domom in službo ter morebitnih izjem, kot so delo na daljavo, bolniška odsotnost ali koriščenje dopusta. Kilometrina 2025 zahteva natančen administrativni pristop, saj je pravilna dokumentacija edina zaščita pred davčno nejasnostjo.
Kilometrina 2025 v primeru javnega sektorja: drugačni standardi
Čeprav je osnovna logika povračil podobna, kilometrina 2025 v javnem sektorju sledi drugačni metodologiji. Namesto fiksne številke 0,21 EUR se znesek računa kot 10 % zadnje objavljene cene 95-oktanskega neosvinčenega bencina. V maju 2025 je to predstavljalo približno 0,1507 EUR na kilometer.
Takšen pristop uvaja spremenljivost povračila, kar pa lahko povzroča tudi dodatne izzive pri načrtovanju proračuna javnih zavodov. Ker je kilometrina 2025 za javni sektor odvisna od tržnih cen, se lahko povračilo iz meseca v mesec rahlo spreminja.
Kako kilometrina 2025 deluje v kontekstu samostojnih podjetnikov in pogodbenikov
Samostojni podjetniki (s.p.) in pogodbeni izvajalci se pogosto znajdejo v položaju, kjer morajo za delo opraviti številne poti s svojim vozilom. Kilometrina 2025 pri njih ne pomeni izplačila nadomestila, temveč strošek, ki ga lahko vključijo v davčno priznane odhodke.
Za vsak kilometer, ki ga s.p. opravi v zvezi z opravljanjem dejavnosti, lahko uveljavlja normirani strošek, kar pa ne pomeni avtomatskega priznanja 0,43 EUR/km. Pravilo je, da mora vsak strošek prevoza biti ustrezno dokumentiran, običajno z evidenco voženj in potnim nalogom.
Kilometrina 2025 tako zahteva od podjetnikov več administrativne discipline in preglednosti pri vsakodnevnem delovanju, še posebej ob morebitnem davčnem nadzoru.
Najpogostejše napake pri obračunavanju kilometrine 2025 in kako jih preprečiti
Kljub jasnim določilom zakonodaje prihaja pri obračunavanju še vedno do napak. Najpogostejše vključujejo:
- napačen izračun razdalje (npr. uporaba poti s cestninami brez upoštevanja krajših alternativ),
- obračun kilometrine brez dejanske prisotnosti na delovnem mestu,
- manjkajoči potni nalogi za službene poti,
- preseganje neobdavčenih zneskov brez dodatnega obračuna prispevkov in dohodnine.
Rešitev? Uporaba digitaliziranih orodij za sledenje poti, uvedba internih smernic za izračun kilometrine 2025 ter sodelovanje z usposobljenimi računovodji.
Kdaj kilometrina 2025 ni priznana kot davčno upravičen strošek
Finančna uprava Republike Slovenije je večkrat opozorila, da kilometrina 2025 ne pomeni avtomatskega davčnega odpisa. Če povračilo ni izplačano v skladu z določili zakonodaje, ga delodajalec ne more uveljavljati kot davčno priznani odhodek.
Prav tako velja, da če delavec za isto pot prejme javno povračilo (npr. subvencijo javnega prevoza), mu ne pripada kilometrina 2025 v običajni višini. V takih primerih se mora delodajalec odločiti med dvema možnostma in za obračun upoštevati bolj upravičen strošek.
Primerjalna tabela: kilometrina 2025 po sektorjih in okoliščinah
| Vrsta poti | Višina povračila (EUR/km) | Davčna oprostitev | Opomba |
|---|---|---|---|
| Prevoz na delo (zasebni sektor) | 0,21 | Do 140 EUR/mesečno | Vsaj 1 km razdalje |
| Prevoz na delo (javni sektor) | ~0,1507 | Odvisno od cene goriva | Vključuje 30 EUR pavšala |
| Službena pot (lastno vozilo) | 0,43 | Celotno | Potni nalog je obvezen |
| Zasebna raba vozila brez naloga | 0,00 | Ne | Povračilo se šteje kot plača |
Praktični primeri za različne situacije – kilometrina 2025 v vsakdanjem življenju
Zaposleni v proizvodnji z lastnim prevozom (15 km do delovnega mesta)
- Prevožena razdalja dnevno: 30 km
- Število delovnih dni mesečno: 20
- Skupna razdalja mesečno: 600 km
- Kilometrina 2025 izračun: 600 × 0,21 EUR = 126 EUR
Ker znesek ne presega 140 EUR, je celotna vsota oproščena davka. V praksi to pomeni, da zaposleni prejme 126 EUR kot čisto neto povračilo.
Terenski komercialist na službeni poti (vlastni avtomobil)
- Dolžina poti: 280 km
- Povračilo: 280 × 0,43 EUR = 120,40 EUR
Kilometrina 2025 omogoča povračilo celotnega zneska, pod pogojem, da obstaja ustrezno podpisan in potrjen potni nalog. Brez dokumentacije lahko celoten znesek postane obdavčljiv.
Javni uslužbenec s subvencijo za javni prevoz
V javnem sektorju velja drugačna metodologija. Če oseba prejema mesečno vozovnico, do kilometrine 2025 ni upravičena. Povračilo se lahko izvede samo, če uporablja lastno vozilo in za to obstajajo utemeljeni razlogi (npr. slaba povezava, invalidnost).
Delo od doma in delna prisotnost
Če zaposleni dela le 12 dni v mesecu na lokaciji, se obračun opravi proporcionalno:
- Dnevna razdalja: 22 km
- Mesečna razdalja: 12 × 22 km = 264 km
- Povračilo: 264 × 0,21 EUR = 55,44 EUR
Kilometrina 2025 se vedno obračuna glede na dejanske prihode in odhode, ne avtomatsko.
Kako optimizirati stroške podjetja glede na kilometrino 2025
Uvedba notranjih pravilnikov
Podjetje lahko jasno določi pravila o načinu dokazovanja poti (npr. uporaba aplikacije za sledenje), kar zmanjša upravno tveganje. Notranji akti morajo biti usklajeni z davčno zakonodajo, vendar lahko določijo natančnejše postopke.
Kombinacija povračila kilometrine in javnega prevoza
Pri urbanih delavcih se pogosto priporoča kombinacija: povračilo mesečne vozovnice + minimalna kilometrina 2025 za poti med postajo in delovnim mestom, če je razdalja več kot 1 km.
Specifične okoliščine, ki vplivajo na kilometrino 2025
Vožnja z električnim vozilom
Zakonodaja ne razlikuje med vozili z motorjem na notranje izgorevanje in električnimi vozili, kilometrina 2025 ostaja enotna. A v praksi električni avti povzročijo nižje dejanske stroške, kar koristi posamezniku, saj povračilo ni vezano na vrsto pogona.
Uporaba avtomobila druge osebe
Če zaposleni uporablja vozilo partnerja ali družinskega člana, mora za priznanje kilometrine 2025 to navesti v pogodbi ali v obrazcu za obračun. Brez dokazila o upravičenosti do uporabe takega vozila se povračilo lahko zavrne pri davčnem nadzoru.
Pogosta vprašanja glede kilometrine 2025
Ali kilometrina 2025 velja tudi za študente in dijake na praksi?
Da, vendar le če gre za formalno pogodbeno razmerje in se študent/dijak vozi na dogovorjeno lokacijo z lastnim vozilom. Potni nalog ali interni obračun sta nujna.
Kaj pomeni, če kilometrina 2025 preseže 140 EUR mesečno?
Delodajalec mora v tem primeru presežni del obravnavati kot obdavčen dohodek, ki se šteje v osnovo za prispevke in dohodnino. Priporoča se, da se zaposlenim mesečno sledi in opozori na to mejo.
Ali lahko delodajalec izplačuje nižjo kilometrino?
Da, vendar mora biti to zapisano v pogodbi ali pravilniku, in višina mora še vedno zagotavljati »povračilo vsaj dela dejanskega stroška«. Delavec lahko v nasprotnem zahteva sodno varstvo.
Kaj pa kombinacija javni prevoz + lastno vozilo?
Kilometrina 2025 ne izključuje možnosti kombinacije. Delodajalec lahko povrne prevoz z avtobusom ali vlakom ter dodatno kilometrino od doma do postaje ali med postajama, kjer ni povezave.
Razširitev: vpliv kilometrine na mobilnost in trajnostno politiko podjetij
V kontekstu trajnostnega razvoja je kilometrina 2025 tudi sredstvo za uravnoteženje med ekološkimi cilji podjetja in pravicami zaposlenih. Z ustreznimi spodbudami (subvencioniranje javnega prevoza, souporaba vozil, parkirišča za kolesa) lahko podjetje postopoma zmanjšuje odvisnost od osebnih vozil.
Digitalna orodja za sledenje kilometrine 2025
Moderna podjetja vpeljujejo aplikacije, ki omogočajo:
- evidentiranje poti z GPS-om,
- avtomatski izračun kilometrine 2025,
- izdelavo potnih nalogov z enim klikom.
To zmanjšuje administrativno breme, povečuje preglednost in zmanjšuje možnost napak.
Kaj prinaša prihodnost: možne spremembe kilometrine po letu 2025
Glede na predlog novele Zakona o dohodnini, ki je bil v javni obravnavi konec 2024, bi lahko kilometrina v prihodnjih letih bila vezana na dejanske emisije vozila. To pomeni, da bi lastniki bolj ekoloških avtomobilov prejeli višje povračilo kot tisti z okolju škodljivejšimi vozili.
Kilometrina 2025 – ko nadomestilo postane orodje za strateški razvoj kadrov
Kilometrina 2025 je pomemben, a pogosto podcenjen del plačnega sistema. Pomeni priznavanje realnih stroškov zaposlenih, podjetnikov in javnih uslužbencev, obenem pa delodajalcem ponuja priložnost za oblikovanje fleksibilne in trajnostno naravnane kadrovske politike.
S pravilnim razumevanjem pravil, rednim izračunom in upoštevanjem dokumentacije kilometrina 2025 ne predstavlja zgolj stroška, temveč tudi optimizacijsko orodje, ki omogoča pravične in pregledne odnose med delodajalcem in zaposlenimi.
Pripravil: J.P.
Vir: data.si, gov.si, fu.gov.si, racunovodja.com, racunovodstvo.net, sviz.si, Freepik, Pexels
