Organizacija v samo devetih korakih!
V vročih poletnih dneh se pogosto le težko osredotočimo na svoje delovne naloge; brez pravega navdušenja se pogosto zalotimo pri nenehnem brskanju po telefonu in opravila, ki bi nam morala vzeti le dobrih 15 minut, se zlahka raztegnejo na tričetrt ure; nejevoljni nad svojo neučinkovitostjo se napotimo do hladilnika in si pripravimo že tretjo malico v dveh urah. Organizacija dneva je ključnega pomena, da se izognemo takim težavam in ohranimo produktivnost. Zvečer, ko se končno dobimo s kolegi po dolgem dnevu, bi se morali počutiti odlično – delovnika je konec – vendar nas spremlja neprijeten občutek neučinkovitosti, kot da je dan šel večinoma v nič. Kaj storiti?
Kako postati bolj učinkoviti in organizirani?
Obstaja nekaj preprostih trikov, s katerimi lahko začnete že danes.
1. Organizacija z rokovnikom – fizičnim ali digitalnim
Mnogi prisegajo na koledar na računalniku ali pametnem telefonu, in to je popolnoma v redu možnost; vendar imamo nekateri še vedno radi lične rokovnike, v katere si lahko ročno zapisujemo opravila. Vedno, kadar je pred vami nov rok, ki se ga morate držati – pa tudi če je šele čez dva meseca – ga nemudoma zapišite v planer.
Če boste svoja opravila takoj zapisali, se boste počutili bolje. Ni vam treba v glavi držati več opravil hkrati. Čistilnica ob šestih, plačilo računa za telefon ali priprava poročila za naslednji teden bodo urejeni. Vsa opravila bodo zapisana na enem mestu. Tako se vam ne bo treba bati, da bi na kaj pomembnega pozabili. Lažje se boste osredotočili na svoje trenutne naloge.
2. Dobra organizacija pomeni, da se najprej lotite neprijetnih in velikih nalog
Včasih se nam določeno opravilo zdi tako zoprno, da ga raje vedno znova prestavljamo na jutri, pojutrišnjem, naslednji teden. Čeprav se nam zdi, da smo se tako vsaj za nekaj časa izognili neprijetnemu opravilu, to sploh ni res. Vse dokler ga ne obkljukamo na seznamu opravil, nas bo neprestano kljuvalo v ozadju naše zavesti, in težko se bomo osredotočili na naloge, ki jih imamo pred sabo. Zato, če se določene naloge bojite in vas moti, je še zmeraj bolje, da se je po svojih najboljših močeh lotite čim prej, in ko jo boste opravili, se boste počutili sposobni in ponosni.
3. Začnite dan s pozitivno energijo
Če se vsako jutro le stežka spravite iz postelje, potem ko ste že petič pritisnili gumb za dremež, boste dan le težko začeli s pozitivno energijo. Zmanjkalo vam bo časa za pripravo kvalitetnega in uravnoteženega zajtrka, za branje jutranjih novic, za pogovor z bližnjimi. Če boste dan začeli na dober način, s kvalitetno hrano, v miru in z veseljem, in se boste imeli čas dodobra zbuditi, preden začnete s službo, boste preostanek dneva preživeli precej bolje, kot bi ga sicer.
4. Delajte trdo, vendar s pravimi pavzami
Če vas čaka cel dan monotonega dela, ne razmišljajte o njem kot o “še štirih urah vnašanja podatkov v tabelo do kosila.” To vas bo samo dodatno obremenilo. Če štiri ure neprenehoma strmite v zaslon, bo vaša pozornost zagotovo začela tavati. Raje delajte krajše intervale, na primer pol ure ali eno uro. Osredotočite se, kolikor vam uspe zadržati pozornost. Nato si privoščite pavzo. Vstanite, se pretegnite ali si pripravite prigrizek. Med pavzo lahko preverite sporočila in e-maile.
5. Uspešna organizacija pomeni, da med delom pustite telefon pri miru
Če vam v službi nihče ravno ne gleda čez ramo, se boste v trenutkih, ko vam bo koncentracija padla, prav mogoče obrnili k svojemu telefonu in začeli preverjati, kaj vse se dogaja na družabnih omrežjih, kdo je bil prejšnji vikend kje in v kateri kavarni imajo najboljši sladoled. To je seveda čisto v redu, vendar se vam lahko, sploh če je delo monotono in dolgočasno, hitro zgodi, da boste začeli neprestano preverjati telefon in vaša produktivnost bo trpela. Zato poskusite svoj telefon imeti na strani, medtem ko delate, in ga preverite le med pavzami.
6. Izogibajte se hitri hrani
Prehrana pogosto ni prva stvar, na katero pomislimo, ko nekdo omeni učinkovitost, vendar je v resnici nujen element procesa organizacije. Kot že rečeno, nikar ne izpuščajte zajtrka – zjutraj potrebujete dovolj energije za začetek dneva. Pa vendar se pri zajtrku skrb za zdravo prehrano še ne konča – kosilo je prav tako pomembno. Izogibajte se težki in mastni hrani, po kateri se boste počutili utrujene in zaspane, in raje izberite lahko, a nasitno svežo hrano.
Trik ni v tem, da jeste malo, ampak v kvaliteti prehrane. Načrtujte svoje obroke vnaprej in imejte pri sebi vedno zdrav prigrizek. Tako boste po eni strani prihranili pri nakupovanju hrane zunaj, po drugi strani pa boste tudi jedli boljšo hrano. Če svojih obrokov ne boste načrtovali vnaprej, boste verjetno velikokrat posegli po hitri hrani oz. hrani, ki je najbolj pri roki in najbolj poceni v danem trenutku – to pa še ne pomeni, da je to tudi najboljša hrana.
7. Ključna stvar pri organizaciji je, da imate vedno v mislih večji cilj
Produktivnost pogosto sledi motivaciji. Npr., če imamo pred sabo dolgočasno nalogo, verjetno ne bomo čutili volje, da jo opravimo učinkovito in v najhitrejšem možnem času. Če pa na nalogo pogledamo kot člen v verigi dogodkov, ki nas bodo pripeljali do določenega zaželenega cilja – npr. več prostega časa za naš popoldanski hobi, za druženje s prijatelji, morebitno napredovanje – se bomo počutili precej bolj motivirane.
Vprašanje: “Ali me bo to dejanje pripeljalo bližje k mojim ciljem ali ne?“ je sicer vedno dobro, kadar nismo prepričani, ali je smiselno, da se lotimo določene dejavnosti. Če si lahko predstavljamo, da bi nas določeno dejanje, izobraževanje ali aktivnost lahko pripeljalo korak bližje k našim osebnim ciljem, se bomo počutili precej bolj motivirane, da se ga lotimo.
8. Bodite ponosni na svoje sposobnosti
Priznajte si, v katerih stvareh ste dobri, in bodite ponosni na svoje dosežke. Saj poznate tisti občutek, ko nekaj res dobro opravite, in se počutite tako ponosni, da na krilih uspeha zlahka opravite še tri druge manjše naloge, ki so vas prej težile dneve ali celo tedne? Ko nam gredo stvari dobro, ko se počutimo, kot da imamo stvari pod nadzorom, nam gredo nove naloge lažje izpod rok.
9. Postavite ločnico med delovnim in osebnim časom
Ko končate z delom, poskusite resnično pustiti svoje zadolžitve za sabo. To je včasih izjemno težko, sploh takrat, kadar je v službi še posebej stresno. Pa vendar se splača stremeti k vzpostavitvi jasne ločnice med delom in osebnim časom. Če se nam bo uspelo doma resnično sprostiti, se bomo veliko lažje koncentrirali na delo, ko bo treba.
A. K.
Vir fotografij: Unsplash
