• C Novo mesto
  • 10:47
  • Pet, 23.02.2024

Prireditev pod šotorom – kako se lotiti organizacije?

Organizacija prireditve pod šotorom je lahko zahtevna naloga, ki zahteva premišljeno načrtovanje in izvedbo. Ne glede na to, ali gre za poroko, poslovni dogodek ali družabno srečanje, je ključnega pomena, da se lotite organizacije s premišljenim pristopom.

Organiziranje dogodka je lahko pravi izziv, a če boste upoštevali spodnje nasvete, ga boste zagotovo uspešno opravili.

Prvo pravilo je seveda, da se morate načrtovanja prireditve pod šotorom lotiti pravočasno. Vedite, da organiziranje dogodka ni mačji kašelj, saj zahteva kar nekaj časa in predanosti, a če boste dobro pripravljeni, ste lahko prepričani, da bo vse potekalo gladko.

Najprej določite koncept prireditve

Prvi in zelo pomemben korak je določitev koncepta prireditve. Organizirate poroko, poslovni dogodek ali praznovanje osebnega praznika? Želite, da se gostje na prireditvi pod šotorom zabavajo, učijo ali oboje? Postavite jasne cilje, kako in na kakšen način želite, da bo prireditev potekala.

Pri tem pa ne pozabite na proračun, od njega je namreč odvisno, kakšen prireditveni šotor lahko najamete, na kateri lokaciji bo prireditev in kakšne vsebine lahko ponudite gostom.

šotor

Prireditve po šotorom.

Pri sami organizaciji prireditve je pomembno tudi, da že na samem začetku veste, kdo bodo gostje in vsaj približno število povabljencev. Tako boste lažje nadaljevali z naslednjim korakom.

Iskanje primerne lokacije

Ko boste sestavili koncept, določili jasne cilje in proračun, ki ga imate na voljo, se lahko lotite iskanja primerne lokacije. Ne pozabite, da le ta igra ključno vlogo pri ustvarjanju nepozabne izkušnje.

Razmislite o dostopnosti, parkiriščih, infrastrukturi ter velikosti prireditvenega šotora glede na predvideno število udeležencev.

Poleg tega preverite, ali na izbrani lokaciji obstajajo omejitve, ki bi lahko vplivale na izvedbo prireditve, kot je omejitev glede hrupa in ali lahko tam postavite VIP šotor.

Pridobivanje dovoljenj

Pred izvedbo prireditve zagotovite, da imate vsa potrebna dovoljenja. Če boste na prireditvi predvajali glasbo, morate predhodno ustrezno urediti prijavo predvajane glasbe avtorski agenciji IPF, Zavod za uveljavljanje pravic izvajalcev in proizvajalcev fonogramov ali na SAZAS. Glede na vrsto dogodka boste potrebovali tudi druga dovoljenja, zanje se pozanimajte na vam najbližji upravni enoti.

Ste vedeli, da prireditev, ki se je udeležijo le vabljeni oziroma vnaprej znani udeleženci, ni javna prireditev, zato je ni potrebno prijaviti ali si zanjo pridobiti dovoljenja?

Organizacijo prireditve pa morate obvezno prijaviti na upravno enoto, če bo za vašo prireditev značilna vsaj ena od naslednjih trditev:

  • na prireditvi pričakujete več kot 3000 udeležencev,
  • gre za mednarodno športno prireditev ali člansko tekmovanje v ekipnih športih, na katerem bo sodeloval vsaj en klub prve državne lige,
  • prireditev bo potekala na javni cesti in bo pomenila izredno uporabo javne ceste,
  • na prireditvi se bo uporabljal odprt ogenj oziroma bo izveden ognjemet,
  • na prireditvi se bodo uporabljali predmeti in naprave, ki lahko ogrozijo varnost ( vrtiljaki, dvigala, šotori, odri posebnih konstrukcij, kolesa, avtomobili, jadralna padala...)
  • na prireditvi se bodo zbirale živali,
  • prireditev bo potekala na, v ali ob vodi,
  • program prireditve bo vseboval vožnjo s kolesi ali vozili v naravnem okolju.
šotor

Zakaj šotori?

V tem primeru potrebujete dovoljenje upravne enote na območju katere bo potekala prireditev in sicer ga morate pridobiti vsaj 10 dni pred izvedbo. Poleg dovoljenj morate zagotoviti tudi ustrezno varnost.

Izbor prireditvenega šotora in dodatne opreme

Glede na koncept prireditve pod šotorom in število povabljencev se odločite za najem šotora. Razmislite ali potrebujete VIP šotor, poročni šotor ali drugačne vrste prireditvenega šotora?

Ne pozabite tudi na dodatno opremo, kot so mize, stoli, osvetlitev in dekoracija. Poskrbite, da bo vsa oprema estetsko in funkcionalno ustrezala konceptu prireditve.

Personalizirani elementi, kot so unikatne dekoracije, tematska darila ali interaktivne dejavnosti za goste, lahko pripomorejo k ustvarjanju nepozabnega vzdušja.

Urejanje cateringa

Hrana je ključen del vsake prireditve, zato zberite catering, ki ustreza okusu in prehranskim zahtevam vaših gostov.

Določite meni glede na vrsto dogodka ter poskrbite, da je hrana sveža, okusna in ustrezno servirana.

Imejte rezervni načrt

Kljub temu, da se boste načrtovanja dogodka lotili pravočasno in boste imeli splaniran natančen scenarij, se lahko zgodi, da gre kaj narobe, zato imejte vedno pripravljen plan b. Ko boste najmanj pričakovali, se lahko pojavijo tehnične težave, lahko se zalomi pri pogostitvi, se nenadoma poslabša vreme itd.

Načrtujte zabavne vsebine

Razmislite o glasbeni podlagi dogodka. Ali želite živo glasbo, DJ-ja ali kaj drugega? Posvetujte se s strokovnjaki za zabavo, da boste zagotovili ustrezen program, ki bo popestril prireditev in navdušil obiskovalce.

Zagotovite, da bo vaša prireditev zanimiva in privlačna za goste. Primerno tematiki prireditve pod šotorom organizirajte glasbene nastope, zabavne vsebine in ostale dejavnosti, ki bodo ustrezale stilu prireditve.

Marketing in promocija

Za uspešno prireditev je ključnega pomena dober marketing. Uporabite družabna omrežja, plakate, letake in druge komunikacijske kanale, preko katerih boste potencialne goste obvestili o dogodku.

šotor

Komunikacija pri organizaciji.

Redna komunikacija je ključna za zagotavljanje jasne komunikacije glede datuma, lokacije, vstopnic (če so potrebne) in drugih pomembnih informacij o prireditvi pod šotorom.

S pravilnim izvajanjem teh korakov lahko ustvarite nepozabno prireditev pod šotorom, ki bo zadovoljila tako organizatorja kot tudi obiskovalce. Ne pozabite načrtovati vnaprej, sodelovati s strokovnjaki in biti pripravljeni na morebitne nepredvidljive situacije.

S pravilnim pristopom, sodelovanjem s strokovnjaki in predanostjo detajlom lahko ustvarite nepozabno prireditev pod šotorom. Sledite tem korakom in prilagodite svoj pristop glede na specifičnost vašega dogodka, ter tako ustvarite okolje, ki bo navdušilo goste in pustilo trajen vtis.